English Bahasa Indonesia
Misa Harian setiap hari Senin-Jumat pukul 12.00 di Kapel Unika Soegijapranata

14 Digitalisasi Kerja di Unika Menghadapi Era Disruptif

Meskipun gaung inovasi disruptif dan revolusi industri 4.0 baru muncul dalam beberapa tahun terakhir ini, Unika Soegijapranata sudah memulai mempersiapkan diri sejak tahun 2000 dan semakin gencar mengembangkannya sejak tahun 2011 melalui proses digitalisasi kerja untuk unit, dosen, dan tenaga kependidikan. Pengembangan sistem informasi ini bukan saja untuk mempemudah dan mempercepat pekerjaan tetapi juga untuk memperkuat sinergi antar unit. Dengan begitu, informasi dapat digunakan secara bersama dan meningkatkan akurasi pengambilan keputusan.

1) Makin Paperless dengan Surat Elektronik

Sejak tahun 2011, Unika Soegijapranata mengubah cara kerja berkirim surat antar unit dengan mengubahnya ke dalam bentuk digital. Disposisi surat ke unit yang lain atau jawaban dari penerima dapat langsung dilakukan melalui sistem ini. Tentu saja, jumlah kertas yang dipakai untuk berkomunikasi sejak saat itu menjadi turun drastis dengan keberadaan sistem ini.

2) Dokumentasi Kinerja melalui LKD dan LKTK

Pada tahun yang sama, Unika Soegijapranata juga meluncurkan program untuk mengisi kelebihan kerja dosen sekaligus mencatat kinerja selama satu semester. Bahkan pada tahun 2013, ditambahkan juga fitur penyimpanan berkas PDF yang dapat digunakan untuk mengisi borang kenaikan jabatan akademik ke DIKTI. Dalam dua tahun terakhir ini, Tenaga Kependidikan juga menggunakan sistem yang sejenis untuk pencatatan kinerja selama satu semester.

3) Evaluasi Perkuliahan melalui AEP

Dalam rangka menjaring masukan mahasiswa atas proses perkuliahan yang ada, mahasiswa diwajibkan untuk mengisi Angket Evaluasi Perkuliahan (AEP) yang ditujukan untuk setiap dosen pengampu mata kuliah. Dosen terkait dapat memanfaatkan hasil penilaian tersebut sebagai bahan evaluasi kegiatan perkuliahan yang telah dilakukan selama satu semester.

4) Nilai Mahasiswa yang Makin Cepat

Nilai mahasiswa yang semula diserahkan ke universitas dalam format kertas yang bertumpuk-tumpuk, telah lama digantikan dengan sistem yang memudahkan dosen dalam mengisi, menghitung, sekaligus memverifikasi nilai yang akan dikirimkan ke universitas. Pada tahun 2013, fitur unggah file Excel ditambahkan untuk mempercepat proses pengisian nilai. Dengan begitu, pengisian dapat dilakukan secara offline dan diunggah ke sistem pada saat sudah semuanya terisi.

5) Bimbingan Akademik Makin Bermakna

Fitur laporan akademik, baik Kartu Hasil Studi maupun Transkrip Nilai, selain ada di halaman mahasiswa juga tersedia di halaman dosen untuk membantu penghitungan nilai mahasiswa secara cepat. Tentu saja sistem ini sangat mempermudah dosen wali dalam melaksanakan kegiatan perwalian mahasiswa. Pada tahun 2017, fitur Profil Mahasiswa ditambahkan untuk dapat melihat performa mahasiswa dari semester awal sampai sekarang melalui infografis yang mudah untuk dilihat dan digunakan sebagai dasar memberikan saran-saran ke mahasiswa.

6) Pendaftaran Wisuda Tanpa Antrian

Pada tahun 2015, pendaftaran wisuda tidak lagi diharuskan untuk datang ke loket-loket di kampus. Tenaga kependidikan di setiap unit terkait akan memvalidasi berkas-berkas yang dikirimkan oleh calon wisudawan secara online. Dengan begitu, calon wisudawan hanya perlu memantau proses di sistem informasi akademik sampai tuntas, tanpa harus antri di setiap loket. Setelah proses dinyatakan selesai 100%, mahasiswa bisa langsung mengambil toga pada saat menjelang wisuda.

7) Perwalian Makin Lengkap via KRS Online

Program KRS Online sudah ada di Unika Soegijapranata sejak tahun 2011. Pada tahun 2014, fitur persetujuan oleh dosen wali ditambahkan agar komunikasi antara dosen wali dan mahasiswa bimbingannya dapat terjalin semakin baik. Pada tahun 2017, komentar dan saran dari dosen wali dapat didokumentasikan di dalam sistem tersebut sehingga dapat dilihat ketika dibutuhkan. Informasi yang akumulatif dapat membantu dosen wali dalam memberikan arahan kepada mahasiswa bimbingannya.

8) Verifikasi Rekam Jejak untuk Peluang Kerja Mahasiswa

Sejak tahun 2016, DIKTI mengharuskan setiap mahasiswa mendapatkan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI) pada saat lulus. Semua aktivitas yang pernah dilakukan oleh mahasiswa didokumentasikan di dalam SKPI. Unika Soegijapranata mengembangkan SKPI yang harus diisi oleh setiap mahasiswa setiap semester. Pada saat bimbingan, dosen wali dapat memverifikasi data rekam jejak tersebut agar kelak bisa diakumulasi pada saat mahasiswa lulus nantinya. Data SKPI yang ada di sistem akan sangat bermanfaat bagi mahasiswa yang ingin melamar pekerjaan melalui kegiatan Unika Job Fair (UJF) dan Campus Hiring yang diselenggarakan oleh SSCC.

9) Proses Cuti yang Makin Terpantau

Tahun ini, pengajuan cuti masing-masing pegawai dapat dilakukan secara online melalui SINTAK. Ketika disetujui oleh pimpinan unit ataupun universitas, maka permohonan cuti akan terintegrasi ke sistem kehadiran yang telah ada sebelumnya. Dengan begitu, verifikasi secara manual dengan kertas dapat semakin diminimalkan.

10) Surat Tugas yang Terintegrasi

Jika sebelumnya surat tugas dibuat menggunakan Word, pada tahun ini fitur pembuatan surat tugas telah ditambahkan ke sistem surat menyurat online. Tenaga Kependidikan di setiap unit yang berwenang hanya perlu memasukkan nama-nama pegawai yang ditugaskan beserta detil tugasnya. Selanjutnya atasan akan melakukan persetujuan secara online. Setelah disetujui, surat tugas dapat dicetak dan akan terintegrasi ke LKD dan LKTK.

11) E-Sertifikat untuk Kegiatan Mahasiswa

Sejak tahun 2018, kegiatan mahasiswa di tingkat universitas akan mendapatkan sertifikat elektronik yang prosesnya dilakukan oleh tenaga kependidikan di UPT Kemahasiswaan. Proses ini ikut mendorong penjaminan mutu kegiatan kemahasiswaan yang ada di tingkat universitas.

12) Ruang Kuliah Semakin Mudah via Manajemen Jadwal Kuliah

Tahun ini, Unika Soegijapranata mengembangkan sistem manajemen jadwal kuliah untuk membantu dosen dalam memantau kelas-kelas yang kosong dan tersedia untuk penjadwalan maupun kelas pengganti. Dengan demikian alternatif kelas-kelas pengganti dapat dipantau dari gedung Yustinus dampai dengan Henricus Constant. Tenaga kependidikan di setiap program studi hanya perlu memasukkan jadwal sebelum proses KRS dimulai. Sistem ini telah terintegrasi ke presensi online dan akan memberikan notifikasi kuliah kepada mahassiwa melalui aplikasi Presensi QR Code.

13) Proses Surat Keputusan yang Lebih Cepat

Dalam usahanya mempercepat proses pembuatan Surat Keputusan bagi dosen dan tenaga kependidikan, saat ini telah dikembangkan sistem pemantauan Surat Keputusan dan proses pembuatan Surat Keputusan secara digital. Dalam kurun waktu 3 bulan sebelum Surat Keputusan jatuh tempo, sistem akan memberikan peringatan kepada untuk pembaruan Surat Keputusan.

14) Pengisian KPO yang Lebih Terdokumentasi

Dalam rangka mengurangi konsumsi kertas dan mempermudah dalam dokumentasi pada saat pengisian KPO, Unika Soegijapranata mengembangkan sistem pengisian KPO yang memudahkan setiap pegawai dapat memberikan penilaian dan mempermudah dalam dokumentasi. Nantinya, penilaian yang diperoleh akan dikompilasi dalam bentuk feedback yang dapat dibaca oleh masing-masing pegawai.

Facebook Comments